REGLEMENT INTERIEUR DE L'ASSOCIATION
ARTICLE 1 : COTISATIONS
Tous les adhérents doivent être à jour de leur cotisation.
La date d’échéance annuelle de chaque cotisation a été établie au 1er septembre.
Les différents tarifs et la date d'échéance sont fixés par le Bureau
Cinq cotisations sont établies.
1) 2€ : usager partiel
2) 15€ : usager intégral
3) 20€ : Auteur
4) 50€ : Partenaire (personnes morales)
5) Gratuité : adhésion offerte après accord préalable
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d'année en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d’un membre.
ARTICLE 2 : CONDITIONS D'ADHESION
Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d’adhésion qui pourra être délivré par le Président ou le Bureau. Le règlement intérieur est remis à chaque nouvel adhérent par courrier électronique ou sur support papier pour les membres ne disposant pas d’une adresse électronique.
ARTICLE 3 : EXCLUSION
Les adhérents doivent se soumettre aux statuts et au règlement intérieur de l'association.
L'association se réserve le droit d’exclure un adhérent suite à une initiative personnelle entreprise à l'encontre de l'image ou de l'éthique de celle-ci.
Cette exclusion est prononcée par le bureau. L’adhérent sera convoqué par lettre recommandée avec accusé de réception quinze jours avant cette réunion. Cette lettre comportera les motifs de la radiation. La décision de la radiation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.
La radiation et ses motifs seront communiqués par mail aux adhérents et exposés lors de la prochaine Assemblée générale.
ARTICLE 4 : AVANTAGES ET OBLIGATIONS DES ADHERENTS
-1- Avantages adhérents auteurs-amateurs et lecteurs-spectateurs :
Accès gratuit à une bibliothèque de prêts d’ouvrages d’auteurs partenaires contemporains, de la Région Sud.
Accès avec participation aux ateliers littéraires proposés.
-2- Avantages et obligations des adhérents auteurs partenaires :
L’usager partiel est un adhérent de plus 6 ans. Il a accès au siège social et à la librairie, ainsi qu’aux ateliers et aux spectacles suivant les conditions d’inscription. Il ne bénéficie de la remise de 10% sur les achats en librairie. Il ne peut pas emprunter de livre auprès de la bibliothèque.
L’usager intégral est un adhérent de plus de 6 ans. Il a accès au siège social et à la librairie, ainsi qu’aux ateliers et aux spectacles suivant les conditions d’inscription. Il bénéficie d’une remise de 10% sur les achats en librairie. Il peut emprunter des livres auprès de la bibliothèque, suivant les modalités d’emprunt définies dans l’article 7.
L’Auteur à accès au siège social et à la librairie, ainsi qu’aux ateliers et aux spectacles suivant les conditions d’inscription. Il bénéficie d’une remise de 10% sur les achats en librairie. Il peut emprunter des livres auprès de la bibliothèque, suivant les modalités d’emprunt définies dans l’article 7.
En outre, l’auteur bénéficie de la promotion de ses ouvrages : communication mail, newsletter du site dédié, réseaux sociaux et autres canaux de diffusion gratuits.
Il doit, lors de son adhésion, faire le don d’un de ses livres à l’association.
Il s’engage à promouvoir et à essayer de vendre les livres édités par La Tribu de l’Encre Fraîche, au même titre que ses propres ouvrages, lors des événements auxquels il s’inscrit auprès de l’association
Les Partenaires sont les personnes morales (associations, collectivités et sociétés) choisies par l’association. Ils partagent des compétences promotionnelles, et de réseaux dans le même but associatif.
ARTICLE 5 : Activités culturelles proposées au siège social
Atelier d’écriture et d’expression artistique
Les modalités de fonctionnement et le montant de la participation financière seront fixés par l’intervenant. L’association s’engage à créer des plages de réservation payantes sur Helloasso et à communiquer sur ses propres réseaux. Elle s’engage aussi à reverser 80% du montant des réservations auprès de l’intervenant
ARTICLE 6 : Bibliothèque de prêt
Constitution d’un fond d’auteurs partenaires contemporains, de la Région Sud sur la base de dons ou d’achats d’ouvrages, dans le but de faire découvrir aux adhérents la diversité et la richesse de nos auteurs régionaux autoédités ou édités dans de petites maisons d’éditions locales du 04-83-84 et 13.
Le prêt de ces ouvrages n’est pas une fin en soi. Il a pour finalité de faire découvrir de nouveaux auteurs de notre Région Sud, méconnus ou inconnus du grand public, d’encourager les lecteurs à acheter les ouvrages des auteurs du catalogue, pour leur compte personnel ou pour les offrir à des proches, afin de participer à la promotion et au rayonnement culturel des auteurs, mais aussi de soutenir financièrement leurs créations.
Conditiions de prêt
Tout membre individuel de l’association peut emprunter gratuitement un ouvrage auprès de la bibliothèque de l’association La tribu de l’encre fraîche.
La durée du prêt est fixée à deux semaines à partir de la date d’emprunt.
La gestion de prêts sera réalisée à l’aide d’un logiciel gratuit consultable sur le site de l’association.
La réservation des ouvrages ne pourra s’effectuer que par mail.
L’emprunt ou le retrait des ouvrages réservés pourra s’effectuer auprès du siège social de l’association.
L’état de chaque livre sera mentionné dans une colonne spécifique et approuvé par l’emprunteur.
Tout ouvrage perdu ou rendu dans un état pire qu’au moment de l’emprunt fera l’objet d’un remboursement intégral correspondant au prix de vente public indiqué au dos de l’ouvrage.
ARTICLE 7 : REGLEMENTATION DES VOTES EN ASSEMBLEES ET EN REUNIONS
Un seul mode de scrutin : Le vote à main levée. En Assemblée Générale pour l’élection du Bureau organisé tous les deux ans, pour toutes délibérations inscrites à l’ordre du jour, en Assemblée Générale Extraordinaire pour toutes délibérations concernant les modifications des statuts ou la dissolution de l’association, pour l’élection du Bureau par les membres adhérents.
ARTICLE 8 : Modes de communication de l'association
L’adresse postale et e-mail du siège social sont en annexe au présent règlement. Le site Internet officiel de l’association ainsi que les réseaux sociaux, la promotion radiophonique, par Internet et par voie de presse. Le Bureau pourra communiquer avec tous les membres par leur adresse postale ou électronique. En cas de changement d'adresse e-mail ou postale, l'adhérent devra en informer le Bureau.
ARTICLE 9 : Le Bureau
Le Bureau peut fonctionner avec seulement deux administrateurs cumulant deux mandats :
Un président ou un président-secrétaire ou un président-trésorier associé soit à un secrétaire soit à un trésorier soit à un secrétaire-trésorier.
Détail des fonctions :
Président :
Le président ou président-trésorier ou président-secrétaire représente de plein droit l'association. Il en est le premier administrateur. Il dirige l'administration de l’association : signature des contrats, représentation à l'égard des tiers, action en justice au nom de l'association. Il détient le pouvoir de convoquer les Assemblées Générales qu’il préside. Il a délégation du Bureau pour effectuer les actes courants de gestion de l'association et organiser ses activités. Il présente le rapport moral à l'Assemblée Générale.
Secrétaire :
Il organise les réunions. Il est chargé de la tenue des registres des membres de l'association, des délibérations des Assemblées Générales. Il rédige les procès-verbaux des assemblées et envoie les convocations. Il dépose les dossiers de subventions. Il assure l'exécution matérielle des tâches administratives, la modification des statuts ou le changement du personnel dirigeant. Il tient la correspondance de l'association, les procès-verbaux des réunions et le registre spécial. Il est responsable des archives. Il joue un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association. Il tient à jour les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des employés, des fournisseurs et des clients de l’association. Il présente en Assemblée Générale le rapport d’activité de l’association.
Trésorier :
Il est chargé du patrimoine de l'association. Il est le garant de la gestion comptable de l’association en assurant la tenue des livres des opérations (dépenses - recettes). Il perçoit à ce titre les cotisations, effectue les paiements, reçoit les sommes dues à l'association. Il tient une comptabilité régulière. Il dresse le bilan et l'inventaire de l'année écoulée, prévoit le budget de l'année suivante et rédige le rapport financier soumis à l'Assemblée Générale annuelle. Il place les excédents de trésorerie. Il veille au dépôt des déclarations fiscales. Il se charge de solliciter des subventions et en administre les subsides. Il administre le numéro de SIREN et SIRET de l’association.
ARTICLE 10 : DEFRAIEMENTS
· Frais de représentation
En leur qualité d’administrateurs principaux et réguliers de l’association, officiant en tant qu’éditeurs associatifs bénévoles, négociateurs, intervenants culturels et/ou animateurs d’ateliers, les membres fondateurs en exercice ainsi que les membres du Bureau peuvent prétendre à un remboursement mensuel ou annuel de frais de représentation, sur présentation de factures et selon les capacités financières de l’association évaluées lors des Assemblées Générales.
· Participation au prêt de local associatif
À compter du 1er janvier 2025, il est convenu que l’association participera, pour un tiers, aux charges relatives de la maison d'habitation, propriété de M. Maero Laurent, sise au 24, rue Ambroise Croizat - 83560 Rians. Il est établi que cette maison, abritant le siège de l'association, pour un temps d’occupation fixé à 10 mois sur 12, de janvier à juin, est mise à disposition de l'association sans frais de location. Détail de la nature des charges ci-dessous :
Electricité
Eau
Ordures ménagères
Abonnement mensuel FAI
Assurance habitation
ARTICLE 11 : Tenues des registres
Registre des comptes :
L'association dispose d'un compte et d’une carte bancaire. Tous les membres du Bureau ont le pouvoir de signature des chèques et sont habilités à utiliser la carte bancaire de l’association Toutes les opérations comptables seront mentionnées sur un registre tenu à jour par le trésorier. Les dépenses importantes sont décidées par le Bureau.
Registre des délibérations :
Toutes les délibérations seront retranscrites dans l'ordre chronologique par le secrétaire sur un registre spécialement ouvert. En cas de vote, les questions seront reproduites ainsi que le résultat du vote. Les P.V de séances sont paraphés par le secrétaire et le président.
Registre spécial :
Registre sur lequel sont mentionnés tous les changements survenus dans la direction et l'administration de l'association ainsi que les modifications apportées aux statuts. Il portera la mention des dates des récépissés délivrés par la préfecture.
ARTICLE 12 : RECOURS
L’association se garde le droit de demander en cas de conflits important la participation de la protection juridique de la partie en cause en assistance avec celle de l’association.
ARTICLE 13 : MISE A JOUR
Le règlement intérieur pourra être modifié à tout moment sur décision du Bureau, les modifications seront envoyées par courrier électronique ou postal à tous les membres et évoquées lors de la prochaine assemblée générale.
ARTICLE 14 : L’ASSOCIATION ET INTERNET
L’image et le nom des adhérents pourront être utilisés à toutes fin de communication et de promotion de l’association notamment sur les réseaux sociaux ou sur un site dédié officiel. Les données personnelles des adhérents ne seront pas exploitées sans leur accord.
La gestion de l’association sur Internet peut être assumée par un membre adhérent ne faisant pas partie du Bureau.
ARTICLE 15 : DONNEES NOMINATIVES CONCERNANT LES ADHERENTS
Les informations recueillies sont nécessaires pour l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont avant tout destinées au secrétariat de l’association. Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant afin d’établir un fichier adhérents.
le président : Laurent Maero